Produtividade no trabalho: como melhorá-la na sua empresa?

Entre os diversos desafios diários de uma empresa, um dos principais se refere à melhora do nível de engajamento dos colaboradores. O interesse está ligado à produtividade no trabalho, determinante para que as metas e objetivos traçados pela organização se transformem em realidade. Para que tudo saia como o desejado, entretanto, é fundamental desfazer alguns equívocos.

O excesso de produção, por exemplo, jamais deve ser confundido com o conceito de produtividade. Uma empresa pode produzir muito e, ao mesmo tempo, muito mal. Já quando ela é, de fato, produtiva, isso significa que existe uma relação harmoniosa entre o tempo usado na realização das atividades e a qualidade do produto ou serviço.

Assim, a produtividade se relaciona com aquela ideia de fazer o trabalho render. Na prática, trata-se de otimizar o tempo para entregar mais, com alta qualidade e uma quantidade aceitável e razoável. Difícil? Um pouco, mas, hoje, você está com sorte.

Continue com a gente e descubra algumas dicas imperdíveis para maximizar a produtividade de todos os times da sua empresa!

Proporcione um ambiente de trabalho agradável

No centro de tudo, estão as pessoas, e não os números. Afinal, sem colaboradores dedicados, não existem bons resultados. Então, vamos entender uma coisa: as pessoas só se comprometem diariamente com os números almejados pela empresa quando elas sentem que estão em um ambiente de trabalho saudável, acolhedor e seguro. 

Para tanto, certifique-se de:

• realizar uma pesquisa de clima organizacional de forma regular e abrangente;

• alimentar uma cultura de feedbacks cheios de empatia;

• valorizar a diversidade — tanto de pessoas quanto de ideias;

• incentivar a interação entre profissionais de times de áreas diversas;

• montar um pacote de benefícios corporativos alinhados às necessidades dos colaboradores.

Estabeleça prioridades em conjunto com o time

No mundo de hoje, muitos profissionais são simplesmente engolidos pelo alto volume de tarefas. À medida que a complexidade das atividades cresce, o cenário só piora. A fim de preservar a boa saúde mental de todo mundo, as lideranças precisam chamar reuniões e alinhar os ponteiros do relógio.

Esses encontros não precisam (nem devem, na verdade) serem longos. A ideia consiste apenas em chegar a um consenso na hora de separar o que deve ficar em primeiro plano do que pode ser deixado para outro momento. Desse modo, você diminui o estresse da equipe e ajuda a concentrar a energia nos pontos certos.

Defina as etapas de cada atividade

Depois de definir prioridades, é igualmente essencial planejar as etapas necessárias para a realização das atividades propostas. Esse também é o momento em que você delega responsabilidades específicas para cada pessoa do time.

Um bom planejamento demanda alguma quantidade de tempo até sua finalização. No entanto, não se deixe levar pela pressa. Opte pelo ganho em agilidade, elemento indispensável para que a produtividade no trabalho chegue ao patamar ideal.

Favoreça uma gestão de tempo satisfatória

Seja para planejar, seja para concretizar as ações previstas no plano, a gestão de tempo é item básico. Do ponto de vista da gestão, é interessante estimular a cooperação entre os integrantes de cada projeto e entre as próprias equipes. Desse modo, é possível diminuir ou eliminar o risco de sobrecarga de trabalho.

Diante de uma carga de tarefas maior do que aquela que podem suportar, os colaboradores ficam impossibilitados de administrar o tempo como gostariam. Em certas circunstâncias, falta tempo até para almoçar. Nem precisamos dizer que esse é um cenário inviável, precisamos?

Em outros casos, a falta de tempo é mesmo decorrente de desorganização individual. Como líder, você pode reforçar algumas orientações que geram efeitos benéficos em um curto prazo, como:

• utilizar a última hora de trabalho para organizar as atividades do próximo dia;

• bloquear notificações irrelevantes no celular, com o intuito de ampliar o foco.

Valorize a comunicação assíncrona

Algumas empresas ainda insistem em rechear a agenda dos profissionais com reuniões. Existem exceções, como o caso de quem ocupa posições vinculadas a processos decisórios, como a revisão do planejamento estratégico.

Na maioria das outras situações, é comum que as pessoas fiquem horas em uma reunião sem entender o que motivou aquele encontro. Essa sensação de perda de tempo é estressante e, não raro, desmotivadora para boa parte dos talentos da empresa. 

Por essas e outras, o ideal é promover uma comunicação cada vez mais assíncrona na sua empresa. Isso pode ser feito por meio das inúmeras ferramentas disponíveis no mercado. Para desktop ou mobile, é fácil encontrar algumas alternativas que suprem as necessidades das equipes. Basta fazer uma lista e selecionar aquelas que você julgar ideais.

O segredo da comunicação assíncrona é perceber que, muitas vezes, uma simples mensagem de texto ou um e-mail são mais do que suficientes para solucionar uma questão. Outras vezes, não. Por isso mesmo que o propósito, aqui, não é impedir as chamadas de voz ou videoconferências diárias ou semanais.

Pense apenas no seguinte: as horas previstas para esta reunião poderiam ser melhor aproveitadas pelo time? Outra pergunta pertinente: precisa ter vídeo ou só um bate-papo rápido por áudio resolve? Tudo o que puder contribuir para a produtividade do time deve ser levado em consideração.

Avalie a possibilidade de adotar o trabalho assíncrono

Um dos fatores relacionados à produtividade no trabalho é o bem-estar dos colaboradores. Nesse sentido, é igualmente válido considerar a hipótese de flexibilizar os horários de trabalho, principalmente se a atividade puder ser exercida remotamente.

Com a atual tecnologia, a maioria dos profissionais do mercado se sente mais à vontade e produtiva em home office. No Brasil, a preferência pelo trabalho remoto é revelada por 53% dos profissionais do país. Trabalhar a distância, entretanto, não é sinônimo de trabalho assíncrono.

Conforme o modelo de negócio, é essencial que todas as pessoas do time estejam disponíveis durante o horário comercial, por exemplo. De qualquer forma, fica nossa dica para analisar a viabilidade de flexibilizar o trabalho de uma ou mais áreas da sua organização.

O aumento da produtividade no trabalho segue como um dos principais alvos das mais variadas áreas das empresas. Hoje, apresentamos alguns pontos que precisam ser revistos para atingir esse objetivo e, assim, direcionar o negócio no caminho do crescimento tão almejado. Por fim, lembre-se que os colaboradores são mais produtivos quando se sentem felizes no local de trabalho.

Então, aproveite que chegou até aqui e confira 5 dicas para promover a felicidade corporativa na sua empresa!